Actualité Professionnelle

Travail à distance : les clés pour une transition durable et maîtrisée

Il est important de souligner que les modes de télétravail mis en œuvre pendant cette période sans précédent présentent de multiples avantages dont il faudra se souvenir.

Pour nombre d’entreprises, le recours à des technologies de télétravail et de communication à distance a représenté une véritable expérience en matière d’apprentissage. En très peu de temps, leurs salariés ont en effet été invités à installer des outils et à se servir de systèmes informatiques qu’ils n’avaient jusqu’alors jamais utilisés, dans un environnement de communication entièrement virtualisé.

Voici quelques conseils pour organiser au mieux le travail à distance en entreprise, tout au long d’une période incertaine et qui semble partie pour durer.

1.   Planifier en pensant aux utilisateurs finaux

●      Cette pandémie a obligé les entreprises à réévaluer leurs activités. Pour plusieurs mois encore les chefs d’entreprise doivent en effet continuer à revoir sans cesse leurs plans, délais et urgences, tout en faisant de la sécurité de leurs collaborateurs, de leurs familles et de leurs proches une priorité.

●      Dans le cadre d’une planification à long terme, les équipes dirigeantes peuvent afficher une attitude empathique, en faisant preuve d’honnêteté sans minimiser la situation, tout en conservant une attitude professionnelle et positive. C’est la première étape de l’utilisation de la communication vidéo : établir de solides relations au travail, dans l’optique d’améliorer la communication et de préparer les dirigeants à accueillir dans les meilleures conditions possibles de nouveaux collaborateurs à distance.

2.   Utiliser une technologie adaptée à l’entreprise

●      Très répandus dans les entreprises modernes, les logiciels de vidéoconférence font partie des outils indispensables de la panoplie du télétravailleur. Mais les mails, les vidéoconférences et le téléphone ne suffiront probablement pas à répondre à tous ses besoins.

●      Les technologies conçues pour le télétravail varient de façon significative en fonction du secteur d’activité et du poste occupé ; c’est pourquoi il est important d’identifier les technologies qui conviennent à chaque fonction au sein de l’entreprise.  Cela implique de prendre le temps d’analyser le besoin de l’entreprise en logiciel d’accès à distance, application de partage de fichiers ou d’outil permettant aux collaborateurs qui ne disposent pas d’un ordinateur professionnel de se connecter au serveur de l’entreprise pour accéder à leurs dossiers sans quitter leur domicile.

●      Les entreprises qui souhaitent augmenter la productivité et la satisfaction de leurs collaborateurs doivent s’assurer que ceux-ci aient le sentiment de se retrouver face à leur ordinateur de bureau ou à leur poste de travail.

3.   Créer une salle de classe virtuelle

●      Nous apprenons sans cesse, jour après jour. Pourquoi ne pas créer un espace où les collaborateurs puissent partager leurs expériences, et les responsables organiser des sessions de formation à l’attention de ceux qui en ont besoin 

●      Ces sessions de formation ne seront pas nécessairement complexes — il ne s’agit pas d’enseigner des langages de code informatique ! —, mais doivent permettre de vérifier que certains détails ne restent pas ignorés. Il peut, par exemple, s’agir de rappeler comment paramétrer une application pour indiquer que vous êtes disponible, en cours d’appel, ou en train de déjeuner. Une session virtuelle informelle favorise la communication entre collègues qui travaillent à distance et permet à tous de collaborer de manière homogène.

●      Cet apprentissage ne doit pas forcément faire l’objet de sessions structurées. Il peut simplement être proposé aux employés de prendre dix minutes pour s’appeler et partager leur expérience de la journée, comme ils le feraient au bureau autour d’un café.

4.   La réalité augmentée au service de la formation à distance

●      La réalité augmentée (RA) est un outil idéal pour améliorer les compétences des collaborateurs ou accompagner la formation des nouveaux venus. Les experts chargés d’aider ceux qui se familiarisent avec une machine ou une nouvelle technologie peuvent utiliser un smartphone ou une tablette compatible pour ajouter des annotations physiques à un appel vidéo. La réalité augmentée élève le degré de précision des explications verbales et permet de dispenser des formations de meilleure qualité, en vue de garantir la bonne utilisation d’une technologie. Grâce à ce type d’expériences “augmentées”, les entreprises peuvent développer des programmes de formation plus dynamiques et à moindre coût au profit des télétravailleurs.

●      Les collaborateurs utiliseront également la RA dans le cadre de l’assistance technique ; cette technologie permet en effet à un expert de visualiser le problème comme s’il se trouvait sur place. Une fois connecté en vidéo, le technicien utilisera ces nouvelles fonctionnalités pour identifier l’origine du problème et le résoudre plus rapidement en guidant l’utilisateur.

5.     Optimiser la sécurité en ligne

●      Outre l’apprentissage des technologies de télétravail, les entreprises doivent également veiller à rappeler régulièrement à leurs employés l’importance de la sécurité en ligne. Il est indispensable d’appliquer des mesures de sécurité capables d’empêcher les attaques malveillantes et de protéger les données de l’entreprise.

●      Ces mesures doivent porter sur les éléments suivants :

o       Utilisation standardisée d’un antivirus dans l’ensemble du parc informatique 

o       Déploiement d’un logiciel d’accès à distance permettant aux employés de travailler en toute sécurité, sans que les données quittent les serveurs de l’entreprise 

o       Organisation de sessions de formation obligatoires sur la sécurité en ligne — il peut s’avérer difficile d’expliquer par mail l’importance que revêt la mise à jour régulière des systèmes informatiques.

Selon un sondage réalisé pendant le confinement par Malakoff Humanis,  73% des télétravailleurs souhaitaient en effet demander à continuer de pratiquer le télétravail de manière régulière (pour 32%) ou ponctuelle (41%)

On peut légitimement penser que la plupart des collaborateurs savent à présent à quoi ressemble le télétravail et que dans leur démarche de recrutement et de fidélisation, les entreprises en tiendront compte au même titre que les congés et les primes. D’après une enquête publiée par Gartner en 2020, la plupart des responsables d’entreprise sont convaincus que le télétravail va s’imposer et dépasser le niveau d’avant-pandémie. En saisissant cette opportunité pour faire du travail à domicile un élément à part entière de sa culture, chaque entreprise se dotera d’un atout de taille face à ses concurrents et d’un levier intéressant pour recruter 

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