Actualité Professionnelle

Le “future of work” passera par un meilleur partage des connaissances en entreprise

Passer des savoirs individuels à des savoirs collectifs pour plus de valeur

L’information est bel et bien une arme et il semble parfois délicat de la partager : après tout, qui donne l’information dont il dispose à autrui, quand bien même autrui serait un collègue, ne revient-il pas à dévoiler les clefs de son succès personnel et diminuer sa valeur ajoutée ? Rien n’est moins sûr et ceci est en réalité un réflexe infondé a fortiori dans un contexte de crise où le partage contribue à la résilience des entreprises. Voici pourquoi le partage de la connaissance est important et comment le mener à bien en entreprise.

Dans une économie de la connaissance, le travail est désormais collaboratif

Le travail collaboratif ou “knowledge management” est-il une mode passagère ? Pas vraiment. Le partage de la connaissance est une réalité ancrée dans l’histoire : Diderot et D’Alembert ont souhaité en leur temps organiser et industrialiser le partage des connaissances à travers l’Encyclopédie, donnant ainsi naissance à l’ère des Lumières. Et ce qui est vrai à l’échelle d’une nation l’est à l’échelle d’une entreprise : si chacun devient un sachant alors l’entreprise ne s’en portera que mieux.

Les économistes le disent, nous sommes dans une économie de la connaissance et des idées. Ce sont ces éléments qui génèrent la croissance et les gains de productivité, d’autant plus en période d’instabilité économique.

La rétention d’informations de la part des individus génère des pertes de temps considérables. Lorsque la connaissance n’a pas été partagée, il faut parfois repartir de zéro pour trouver une solution à une requête simple d’un client ou d’un collaborateur. Les départs de collaborateurs sont parfois inévitables mais sans passation avec les nouveaux employés, ce “turn over” peut donner un véritable coup de frein à la dynamique de croissance de l’entreprise. Dès lors, l’idée est de constituer la mémoire vive de l’entreprise, de ses savoirs comme de celles de ses savoir-faire.

Par ailleurs, la connaissance seule ne conduit pas à la bonne action, elle n’est qu’une composante qui induit la qualité de l’expérience délivrée par un collaborateur. Dans cette optique, le partage des connaissances doit être encouragé et les collaborateurs, accompagnés, pour qu’ils acquièrent ce réflexe, apprennent les uns des autres et que chacun gagne en expérience. Ainsi, pour lutter contre la déperdition d’information, il faut faire fi d’un état d’esprit concurrentiel : l’idée est de révolutionner le travail en passant des savoirs individuels à des savoirs collectifs et ainsi créer une dynamique gagnant-gagnant encourageant les initiatives individuelles. Alors comment faire pour pleinement déployer cet aspect de la “digital workplace” de demain ?

Souplesse et efficacité : les mots-clés pour construire la connaissance dans une « entreprise apprenante »

L’important est de ne pas laisser faire le hasard ni de penser que cela viendra tout seul. La connaissance est, au même titre que les données, l’or noir des entreprises contemporaines et mérite qu’on s’y attarde de manière stratégique : d’où l’émergence du terme de “knowledge management”.

Comme pour tous projets, cela se fait par étapes. En premier lieu, il faut identifier les experts au sein de l’entreprise ainsi que les connaissances qui doivent être conservées. Il est également important de se mettre d’accord sur la terminologie et les termes clefs qui doivent être retenus. Il faut également définir les véritables besoins de l’entreprise avant de se lancer dans une démarche de collecte d’information.

Faire attention à bien faire évoluer la connaissance et la mettre à jour en continu est vital, c’est une matière vivante. C’est également la raison pour laquelle il faut éviter les démarches dites « top-down » : ce n’est pas à la direction de décider seule ce qu’il faut retenir. La connaissance se construit grâce à l’altérité et il est important de mobiliser toutes les parties-prenantes de l’entreprise pour la constituer. Placer l’humain au cœur de la connaissance et du partage des bonnes pratiques est nécessaire. En effet, il s’agit de faire du partage un réflexe quotidien.

Ainsi, il ne faut pas hésiter à mettre en place une dynamique positive au sein de l’organisation et récompenser les collaborateurs qui jouent le jeu. Mobiliser la communauté des sachants peut passer par des initiatives ludiques via une démarche de gamification notamment.

La technologie existe et permet de s’équiper des bons outils, avec des plateformes de partage de la connaissance intuitives avec notamment des arbres de connaissances. Les technologies peuvent permettre de partager la bonne information, à la bonne personne et au bon moment. Attention à ne pas se focaliser uniquement sur le contenu textuel, il s’agit d’organiser également des réunions avec les experts clés au sein de l’organisation et de miser sur des formats interactifs. Il est également important que les outils technologiques de partage soient précis et simples d’utilisation.

Un dernier conseil : informer ne signifie pas tomber dans la surabondance et au final la désinformation ! L’important n’est pas le volume mais bien la quête de sens.

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