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Essor du télétravail : comment mieux appréhender les changements technologiques et humains au sein des entreprises ?

Face à la crise sanitaire, les entreprises doivent investir dans des plans de transformations numériques afin de garantir la mobilité de leurs employés et leur simplifier la tâche à distance et également pour leur fournir un accès sécurisé aux outils informatiques.

La crise sanitaire, accélérateur de la transformation numérique des entreprises

Pour faire  face à l’augmentation alarmante des cas de Covid-19, le gouvernement a mis  en place, le 30 octobre dernier, un second confinement dans tout le pays. Malgré le rappel de l’importance des mesures barrières au sein des entreprises, le recours au télétravail est devenu obligatoire pour tous les salariés pouvant effectuer leurs missions à distance. Pour continuer et renforcer l’effort national en matière de lutte contre la pandémie, les entreprises doivent investir dans leurs plans de transformation numérique afin de garantir la mobilité de leurs employés, la continuité du travail et un accès sécurisé aux outils informatiques.

Déjà fortement présentes sur les lieux de travail habituels, les nouvelles technologies sont devenues d’autant plus essentielles dans ce contexte de télétravail imposé. En effet, elles sont indiscutablement la solution pour maintenir l’activité économique de toutes les entreprises qui continuent de fonctionner à distance.

Collaborer et communiquer à distance peut s’avérer parfois complexe mais les nouvelles technologies permettent aux employeurs de rester en contact avec leurs collaborateurs à tout moment, tandis que ces derniers continuent d’effectuer leur travail pratiquement de la même manière.

Les challenges technologiques et psychologiques du télétravail

Bien que des études montrent que le télétravail est un élément majeur de la satisfaction des employés, le fait d’être constamment connecté crée de nouveaux défis que les collaborateurs et employeurs doivent surmonter ensemble afin d’assurer un travail efficace et dans de bonnes conditions. Néanmoins, les collaborateurs peuvent se sentir exclus et déconnectés par manque de motivation ou de productivité. Une bonne communication entre les équipes, c’est-à-dire diffuser au quotidien l’information, est alors essentielle pour éviter tous ces désagréments, maintenir la cohésion de groupe et limiter jusqu’à faire disparaître tout malentendu.

Pareillement les technologies de communication vont permettre de répondre à des besoins sous-jacents des entreprises en matière de collaboration, de manière à permettre à chacun de s’impliquer davantage pour mieux interagir. De nombreux outils peuvent désormais accomplir des tâches indépendamment de l’endroit et de l’appareil utilisé. Les plateformes de communication comme Microsoft Teams ou Slack permettent par exemple de rester continuellement en contact avec ses collègues, que l’on soit sur un téléphone, une tablette, un ordinateur ou sur le Web. Il est ainsi possible d’organiser des réunions d’équipe, brainstormer et même prendre une pause-café avec ses collaborateurs. Les télétravailleurs disposent également de nombreuses autres solutions, tels que des logiciels de réunions en ligne, des outils de gestion de projets dans le Cloud, des produits comme les tablettes qui améliorent l’interaction entre les employés, et des espaces de travail pour collaborer en temps réel sur des documents partagés. Et les solutions pour maintenir les liens et favoriser la communication sont nombreuses…

Si le télétravail permet plus de souplesse dans son organisation, il a aussi un impact sur nos vies personnelles. Il peut même parfois entrainer des difficultés comme l’isolement, ou encore une baisse de productivité. Il a également tendance à brouiller la frontière entre vie privée et vie professionnelle : 58 % des personnes en télétravail ont en effet du mal à séparer les temps relevant de leur vie privée de ceux inhérent au travail*. Il est par conséquent primordial de réussir à trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée et donc de changer sa relation au travail. Cinq conseils d’experts.

1.     Définir à l’avance son temps de travail et fixer ses propres limites

Il est important de bien cadrer ses journées en définissant en premier lieu ses horaires de travail, en prenant bien soin, à l’instar de ce que l’on ferait au bureau, de prévoir quelques petites coupures dans la journée ainsi qu’une véritable pause déjeuner ! Alors que l’environnement de travail au bureau permet de fixer des limites dans la journée, travailler de chez soi peut comporter quelques risques, dont celui de déborder sur son temps de vie personnelle le soir ou le week-end. Il faut donc fixer ses propres limites et s’y tenir en déterminant à l’avance le temps que l’on compte consacrer à chacune de ses activités.

2.     Aménager un espace dédié au travail et identifier les distractions

Il est important de créer une frontière qui délimite son univers professionnel de sa vie personnelle. Selon l’espace dont vous disposez, il est possible de créer des zones différentes mais pas de panique si vous n’avez qu’une table : changez quotidiennement de côté, et pourquoi ne pas vous installer face à une fenêtre pour pouvoir régulièrement regarder vers l’extérieur. Lorsque les tâches ménagères s’accumulent, il est difficile de ne pas céder à la tentation d’en accomplir quelques-unes rapidement. Néanmoins, cela prend plus de temps qu’on le pense et s’acquitter de ses tâches ménagères provoque une grande distraction et nuit à la concentration. La solution est de noter sur un papier toutes ses tâches, les planifier pour les exécuter lorsqu’on fait une pause ou après nos heures de travail.

3.     Garder un esprit d’équipe

Avec le travail à distance, pas facile d’entretenir les relations professionnelles sans partager de pause-café ou de déjeuner entre collègues. Pour renforcer l’esprit d’équipe et ainsi  éviter l’isolement, le manque de productivité et surtout une perte de motivation des collaborateurs, il est important de mettre en place des réunions quotidiennes, mais également proposer régulièrement une pause-café ou d’autres activités comme un déjeuner ou apéro virtuel entre les collaborateurs.

4.     Communiquer clairement et en toute transparence

Il est important de poser des questions, communiquer explicitement et ne pas faire de suppositions. Les deadlines approchent et la charge de travail se multiplie :  partager davantage les informations qui peuvent se perdre lorsque les échanges sont restreints. Les moyens de communication pour les réunions dont nous disposons aujourd’hui permettent de souligner tous les détails importants pendant les appels. Alors continuez de « brainstormer » en dehors de ces séances et échangez quotidiennement avec vos collaborateurs.

5.     Visualiser et préparer ses projets et réunion

Visualiser ses idées, avant une réunion et dans la conception de projets est essentielle pour s’exprimer clairement et faciliter la compréhension de ses interlocuteurs. Il est donc important au préalable d’esquisser les principaux piliers d’un flux de travail, de griffonner les messages clés sur des plateformes numériques ou avec l’aide d’un simple cahier, afin d’y voir plus clair et le cas échéant de se corriger et retravailler  certains thèmes, en sachant que les sujets complexes sont plus faciles à comprendre lorsqu’ils sont illustrés. La réunion à distance peut s’avérer plus productive que la classique mais pour cela, il faut la  préparer en amont. Dans un premier temps, il est fondamental de choisir les outils les plus pertinents et les plus adaptés à la situation comme la webconférence ou l’appel de groupe. Il est aussi important de choisir un  lieu  calme  doté d’une bonne connexion internet, de manière à faciliter l’attention et l’adhésion de ses interlocuteurs. Pour garantir l’efficacité d’une réunion à distance, il faut être organisé : créer une liste de sujets à aborder en amont, distribuer un temps de parole à chaque participant et surtout faire jouer son savoir-faire !

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