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Comment le télétravail renforce le besoin d’une digital workplace

Un espace numérique d’entreprise – la digital workplace – est désormais un enjeu clé du succès de la digitalisation de l’entreprise et au-delà, du sentiment d’appartenance et de la culture de l’entreprise.

Le contexte du travail hybride

Alors que la situation sanitaire renforce les incertitudes sur la durée du 100% travail à distance, il apparaît désormais de plus en plus probable  que le travail hybride deviendra un mode de travail durablement inscrit dans de nombreuses entreprises. On appelle travail hybride le mode mixe où un collaborateur passe 2-3 jours par semaine en travail à distance et 2-3 jours sur le site de son entreprise.

Et qui dit travail à distance dit recours massif aux outils numériques pour rester connecter avec ses collègues et tout simplement pouvoir réaliser son travail au quotidien

Dès lors se pose la question des enjeux renouvelés de l’espace numérique, la Digital Workplace de l’entreprise et de son inclusivité : comment s’assurer que tous les collaborateurs aient accès à cet espace ? Comment les RH peuvent continuer de construire la culture, les valeurs et la mission de l’entreprise ?

Ne pas traiter ces priorités renforcerait la fracture numérique qui s’installe également au sein des organisations : l’écart grandissant entre les collaborateurs qui ont accès à l’information, qui sont connectés en permanence à “cœur des décisions” et les autres. Combler cette fracture nécessite de couvrir plusieurs dimensions : collaborateurs sur site ou à distance, familiers ou mal à l’aise avec les outils numériques professionnels, travailleur du terrain ou travailleur en bureau, caractère extraverti ou plus sur la retenue

Rester connecter pour pouvoir réaliser son travail au quotidien

Que cela soit en mode hybride ou à domicile, l’usage de la vidéoconférence est de toute façon devenu massif et le premier moyen de réaliser ses réunions au quotidien. Mais l’usage des outils comme Microsoft Teams ne se restreint pas à la vidéo : c’est également l’espace où les projets avancent, où les documents  sont co-construits avec ses collègues et où les moments de convivialité sont partagés.

Ces outils de collaboration ne remplacent pourtant pas le traditionnel espace numérique de l’entreprise – la digital workplace ou le portail intranet – qui reste la référence pour la communication top down de l’organisation vers tous les employés ainsi que là où les documents et les processus de référence sont mises à disposition des collaborateurs.

Le travail à distance impose donc plus que jamais une digital workplace qui couvre collaboration et communication au sein d’une plateforme qui laisse le choix des accès aux collaborateurs ; il ne faut donc pas opposer Intranet et Teams mais au contraire proposer aux employés le choix d’accès qui leur convient: depuis Teams, depuis le navigateur ou depuis leur téléphone mobile.

Trouver la bonne information, le bon outil

Un des points de peine le plus fréquemment cité par les collaborateurs, celui qui pénalise la productivité au quotidien est l’accès et la recherche de l’information. Quelle est la bonne version de la présentation PowerPoint partagée avec mes collègues, où se situe le dernier compte-rendu de ma réunion, qui a partagé la dernière nouvelle au sujet du dernier client ?

Cela renforce la nécessité d’une digital workplace homogène reposant sur une infrastructure unique et surtout d’une capacité de recherche supportée par l’intelligence artificielle . En ce sens une digital workplace qui repose sur Office 365 permettra de rechercher les documents qu’ils aient été partagés dans Teams ou dans l’intranet puisque ils sont finalement stockés dans le même espace Office 365 de l’entreprise.

Le portail numérique doit également être l’endroit qui référence les applications métiers d’entreprise, ce qui est désormais d’autant plus simple à réaliser qu’elles sont de plus en plus délivrées dans le cloud et qu’elles disposent d’une interface API  qui permet de les intégrer nativement. Ce qui favorise également le croisement des données évitant ainsi les silos d’informations.

Digitaliser les process de l’entreprise pour une productivité accrue

Pouvoir collaborer à distance, communiquer les documents de référence, interconnecter les applications métier entre elles sont les étapes préliminaires qui permettent alors aux entreprises de digitaliser leurs processus métier, en particulier les tâches les plus répétitives.

Une très bonne illustration à laquelle l’ensemble des organisations a été confronté ces derniers mois est l’accueil des nouveaux employés. Certains nouveaux arrivants n’ont pas pu se rendre sur site pour rencontrer leurs collègues. L’espace numérique et la mise en place d’un espace privé au sein de Teams leur a permis d’accéder aux formations en ligne, aux documents administratifs et de se connecter avec leur équipe rapprochée, de leur poser les questions du quotidien, tout en suivant un plan d’action fléché par les RH lors des premières semaines au sein de l’entreprise.

Une autre illustration parmi de nombreuses autres : la gestion des appels d’offres par les équipes commerciales. Un responsable commercial peut systématiser la création d’une équipe Teams à chaque réception d’un appel d’offres client, ce qui va lui permettre d’assurer que l’équipe commercial qui répondra à l’appel d’offres dispose de tous des documents standards, de l’accès au CRM et d’un espace pour collaborer et co-construire la réponse personnalisée.

Garder la motivation, recréer des moments de cohésion

Au-delà de la productivité personnelle du collaborateur, une fois que l’organisation s’est assuré qu’il accède aux bons documents et aux bons outils pour réaliser ses tâches au quotidien, l’autre besoin essentiel à regarder afin d’établir un bien-être durable des collaborateurs dans l’entreprise est le sentiment d’appartenance, la cohésion des équipes qui garantiront le maintien de la motivation de chacun.

Ceci doit être réalisé  à plusieurs niveaux : à la fois porté par les RH et la communication interne au sein du portail numérique mais également porté par chacun des responsables d’équipe.

La culture d’entreprise, le sentiment d’appartenance

Les RH et la Communication Interne peuvent diffuser le sentiment d’appartenance au sein d’un portail numérique par la mise en place de modules de jeux – la gamification  – qui aident à engager les collaborateurs dans des processus participatifs qui favorisent également l’émergence de l’intelligence collective. Il s’agit par exemple de faire gagner des points puis des badges en fonction de l’engagement des collaborateurs dans certains programmes de l’entreprise : partager sur les réseaux sociaux le contenu créé par les équipes marketing.

Les moments de convivialité autour de la machine à café

Les responsable de services doivent s’assurer de la cohésion de leurs équipes. Cela passe notamment par recréer des moments de partage informels, ceux qui avaient lieu autour de la machine à café. Pour casser la monotonie des rendez-vous en ligne figés en équipe entière, des applications proposent désormais d’aider les responsables à organiser des rencontres au sein de Microsoft Teams qui laissent la place à la sérendipité : c’est l’algorithme qui constitue des groupes en petit comité en fonction de la disponibilité des gens.  Certaines peuvent également proposer des thèmes à aborder lors des ces pauses café en ligne pour briser la glace aux personnes les plus timides.

Couvrir ces deux aspects Productivité et Engagement contribue à la lutte contre le stress (“je ne suis pas en mesure de réaliser ce que l’on attend de moi”) et l’isolement  (“je suis devenu une machine, je n’ai plus d’interactions sociales avec mes collègues”) ressentis par certains collaborateurs avec le travail à distance ces derniers mois.

Inclure tous les collaborateurs tout en favorisant la diversité

La digital workplace devient ainsi un espace essentiel au quotidien des “travailleurs de l’information”, c’est à dire ceux qui travaillent essentiellement derrière un PC, en tout cas plusieurs heures par jour.  Pour autant les RH et les dirigeants ne doivent pas laisser de côté les équipes terrains, c’est-à-dire les collaborateurs qui sont en première ligne, à la rencontre des clients face ou une chaîne de montage.  Les mêmes enjeux de sentiment d’appartenance, de diffusion de l’information et de la culture de l’entreprise s’appliquent d’autant à ces équipes terrain qui ne disposent pas d’un PC professionnel attribué.

Pour inclure les équipes terrain au même titre que les travailleurs de l’information, les entreprises peuvent désormais mettre à disposition leur digital workplace depuis un smartphone au sein d’une app mobile dédiée. Les travailleurs terrain auront ainsi dans leur poche  l’accès aux news de l’entreprise, aux événements importants, aux documents et au formation en ligne et ils pourront même être notifiés en cas d’urgence.

Inclure l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, c’est également ne pas oublier ceux qui sont le moins à l’aise avec les outils numériques en entreprise. La digital workplace doit donc rester accessible depuis l’ensemble des canaux : Teams, le navigateur ou un mobile ; certaines interactions pourront continuer d’être réalisées depuis la messagerie traditionnelle, le choix étant laissé au collaborateur.

Diversité géographique

Une conséquence positive que l’on a vu émerger dès la fin du 1er confinement et qui ne fait que s’accélérer depuis au fur et à mesure de la mise en place de nouveaux accords d’entreprise : le travail en mode hybride permet de s’affranchir de la localisation géographique dans les critères d’embauches. Les RH peuvent désormais choisir de recruter les talents sur leur adéquation avec le poste sans limite géographique, favorisant de fait une diversité à l’embauche. Puisque l’entreprise met à disposition les solutions pour travail massivement à distance, plus besoin de se restreindre à des salariés habitants à quelques (dizaines) de kilomètres autour du site de l’entreprise. Autre bénéfice, c’est un fort facteur de rétention des talents dans l’entreprise : les cas de salariés qui choisissent de quitter la région parisienne pour déménager en région tout en conservant leur emploi se multiplient.

Diversité des profils

La digital workplace qui allient canaux de communications variés et collaboration agile permet à tous d’accéder aux informations clés de l’entreprise, de s’exprimer et de proposer des solutions innovantes pour transformer les produits ou les processus de l’organisation : elle favorise l’intelligence collective, rendue possible uniquement en encourageant les profils divers à s’exprimer en dehors des voies traditionnelles de l’entreprise et en “cassant les silots”. De plus en plus d’organisations mettent ainsi en place dans leur espace numérique des programmes d’innovation ou hackathon où chaque collaborateur est amené à proposer ses idées et à les développer avec des collègues.

Conclusion

Un espace numérique d’entreprise – la digital workplace – est donc un enjeu clé du succès de la digitalisation de l’entreprise et au-delà, du sentiment d’appartenance et de la culture de l’entreprise. Les RH, la communication interne et de manière générale les dirigeants doivent mettre en place un espace où tous les profil de l’entreprise sont inclus et qui favorise la diversité qu’elle soit géographique ou bien des profils: les travailleurs de l’information derrière leur PC, depuis Teams ou un navigateur, les équipes terrain depuis leur smartphone et également les générations les moins à l’aise avec les outils numériques. Le succès d’une telle plateforme participera également au bien-être au travail  des collaborateurs, en baissant la charge mentale liée au travail en mode hybride et favorisera l’émergence de l’intelligence collective