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Comment gérer le départ des collaborateurs à l’ère du télétravail

De nombreuses entreprises envisagent de basculer à plus long terme dans un modèle de travail hybride et flexible. Cela génère toutefois plusieurs nouveaux défis pour les départements IT.

Il leur faut notamment gérer correctement et en toute sécurité les éventuels départs de l’entreprise de collaborateurs en télétravail. C’est d’autant plus vrai en cette période de crise synonyme pour beaucoup de destruction d’emplois. Qu’il s’agisse de suppressions de postes ou de départs volontaires, ils peuvent être difficiles à gérer au niveau IT et laisser l’entreprise face à des problèmes de non-conformité et de vulnérabilités que les pirates informatiques exploiteront facilement.

La gestion efficace du départ des collaborateurs a toujours été une opération délicate pour les équipes IT. Avant le Covid-19, une étude montrait que plus d’un professionnel de l’IT sur quatre (26 %) avait besoin de plus d’une semaine pour entièrement déprovisionner un collaborateur. Près de la moitié des professionnels étaient seulement « à peu près sûrs » que l’ancien collaborateur ne pouvait plus accéder à des données et systèmes critiques. Maintenant que le département IT doit gérer le départ des collaborateurs à distance, le processus est encore plus complexe. 

Collaborer pour éviter la complexité

Généralement, les entreprises considèrent que l’accueil des nouveaux collaborateurs et le départ des anciens sont de la responsabilité des RH. Cependant, la complexité de ce processus tient principalement au fait qu’il affecte tous les aspects de l’entreprise, des RH au département IT et au-delà.

L’équipe RH est généralement chargée de la gestion de l’ensemble du cycle de vie du collaborateur dans l’entreprise, de son premier à son dernier jour. Cependant, lorsqu’il s’agit des aspects techniques quotidiens liés à l’accès du collaborateur aux différents documents et logiciels, la responsabilité revient aux professionnels de l’IT, qui gèrent l’accès aux ressources numériques et aux réseaux. Souvent, cette équipe doit répondre aux interrogations du personnel et à leurs demandes d’accès, si bien qu’elles sont accaparées par de petites tâches longues et répétitives, qui laissent peu de place à l’innovation. 

Une gestion efficace du départ des collaborateurs doit également faire partie des préoccupations de leur responsable direct et de la direction de l’entreprise. En effet, si l’accès du collaborateur n’est pas correctement supprimé, le nombre de points d’accès que les pirates peuvent exploiter se multiplie. Et surtout, un déprovisionnement incomplet peut provoquer la fuite de données sensibles, permettre une cyberattaque passant par un compte non géré, ou entraîner la suppression ou le vol de données par des personnes mal intentionnées. En outre, cela laisse les réseaux à la merci des menaces internes pouvant provenir d’anciens collaborateurs mécontents d’avoir été renvoyés. La collaboration de tous les départements et une surveillance étroite de qui accède à quoi constituent la meilleure défense de l’entreprise contre ces menaces.

Automatisation, automatisation, automatisation

Toutes les parties en présence, de l’IT aux RH, prennent enfin conscience de la nécessité d’améliorer le mode de distribution des ressources numériques, ainsi que la façon dont les nouvelles solutions automatisées de gestion des identités sont développées et, de plus en plus, déployées. 

Les outils de gestion automatisée des identités aident les entreprises à reprendre le plein contrôle et la surveillance de la gestion des identités des collaborateurs. Ils permettent aussi de fluidifier le provisioning et la fourniture des accès aux applications, tout au long du cycle de vie de chaque collaborateur dans l’entreprise. Lorsque les collaborateurs quittent l’entreprise, ces permissions peuvent être facilement supprimées, en toute sécurité, par un outil de gestion automatisée des identités, capable de détecter proactivement les ressources auxquelles chaque collaborateur accède et de supprimer ces droits si nécessaire.

Cela évite aux équipes RH et IT de remplir manuellement ces tâches chronophages. Elles peuvent ainsi se concentrer sur d’autres sujets, où leur expertise est nécessaire pour l’innovation. Malgré les gains de sécurité évidents, une étude a montré que seulement 9 % des entreprises ont mis en place une automatisation complète de ces processus dès lors que les RH mettent à jour l’intitulé de poste ou les droits d’accès d’un collaborateur. 37 % ont mis en place un certain niveau d’automatisation, mais doivent toujours apporter certains changements manuellement, et 54 % réalisent toujours l’ensemble de l’opération à la main, ce qui montre qu’il reste un long chemin à parcourir.

En cette période difficile, l’efficacité et la précision de la gestion des ressources, du provisionnement et du déprovisionnement ne représentent pas seulement un soutien pour les équipes RH et IT. Cela assure également la productivité de l’ensemble du personnel, et améliore l’efficacité et la sécurité de toute l’entreprise. Sur le lieu de travail actuel, où nous comptons plus que jamais sur la technologie pour maintenir la normalité, la gestion efficace et sécurisée de l’accès aux ressources paraît impossible. Pourtant, les entreprises qui investissent dans l’automatisation pour relever ces défis peuvent booster la productivité, se protéger des menaces de sécurité et rester solides face au Covid-19.

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